İnanç Karabulut
Müdür V.
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nün Hizmet ve Faaliyet Alanları

T.C
İZMİR SEFERİHİSAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
GENEL HÜKÜMLER

AMAÇ
MADDE 1: Bu yönetmeliğin amacı, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek amacıyla düzenlenmiştir.

KAPSAM
MADDE 2: Bu yönetmelik Seferihisar Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görevleri ile Müdür, Gerçekleştirme Memuru ve diğer personelin görev yetki ve sorumluluklarını kapsar.

DAYANAK
MADDE 3: Bu yönetmelik, 03.07.2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

TANIMLAR
MADDE 4:
Bu Yönetmelikte geçen;
(1) Belediye Başkanlığı: Seferihisar Belediye Başkanlığı’nı
(2) Başkan: Seferihisar Belediye Başkanı’nı
(3) Müdür: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü’nü
(4) Müdürlük: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü
(5) Şef: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nde görevli şef
(6) Memur: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nde görevli memur personeli
(7) Büro Personeli: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nde görevli büro personelini ifade eder.

TEŞKİLAT VE BAĞLILIK
MADDE 5:

(1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Gerçekleştirme Memuru, Birim Sorumluları ve Büro Personeli’nden oluşur.
(2) Müdürlük Başkan’a bağlı olarak çalışır.
(3) Müdürlük; Halkla İlişkiler Birimi, Basın Birimi, Bilgi İşlem Biriminden oluşur.

İKİNCİ BÖLÜM
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ

MADDE 6: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görevi, Belediyenin her türden yazılı, sözlü, görsel Basın Kurumları ve halk ile ilişkilerle ilgili kanunlar ve iş bu yönetmeliğin kendisine verdiği vazife ve sorumluluklar sayesinde yürütülmesini sağlar.

BASIN YAYIN BİRİMİ
(1) Belediyemiz ile basın kuruluşları arasında haber akışını sağlayan birimimiz, her gün düzenli olarak ulusal ve yerel gazetelerde, internet haber sitelerinde ve televizyonlarda belediyemiz ve belediye başkanımız ile ilgili çıkan haberleri, takip edip Başkan ve Başkan Yardımcılarına ulaştırıp arşivini tutar.
Bunun dışında;
(2) Radyo ve TV kanallarında Seferihisar Belediyesi, İzmir Büyükşehir Belediyesi ve İlçe Belediyeler ile ilgili konuların takip edilmesi,
(3) Belediye ile ilgili tüm organizasyonları takip ederek fotoğraf görüntülerinin ve video kayıtlarının arşivlenmesi,
(4) Belediyemiz ile ilgili çalışmalara basın mensuplarının davet edilmesi ve halkın bilgilendirilmesi için basın bültenlerinin hazırlanması, basın kuruluşlarına e-posta gönderilmesi,
(5) Basında çıkan hatalı ve eksik haberlerin tespit edilerek tekziplerin iletilmesi,
(6) Radyo ve TV kanallarında Seferihisar Belediyesi ile ilgili tüm konuların takip edilerek kayıt edilmesi ve arşivlenmesi,
(7) Yerel ve ulusal TV Kanallarını aracı kurum vasıtasıyla takip ederek haber taramasının yapılması,
(8) Basın bültenlerinin hazırlanmasıyla belediyemizin ulusal ve yerel medyada yer almasının sağlanması,
(9) Aylık etkinlik programının hazırlanması
(10) Halkla İlişkiler hizmetlerinde bütünlük, etkili ve verimli hizmet, tarafsızlık, açıklık, katılım gibi ilkelerin uygulanmasındaki devamlılığı sağlayıp, belediyelerden yana kamuoyu oluşturmak, halkın belediyeye ve belediyenin halka karşı hak ve görevlerinin korunması, yapılan çalışmalardan halkın düşüncesini alma ve halkı bilgilendirme aşamasından sonra kamuoyu ölçme ve değerlendirme yapılması,
(11) Düzenlenecek çeşitli organizasyonların duyurulabilmesi amacıyla diğer birimler ile koordineli olarak çalışmaların yapılması,
(12) Medyaya servis edilen tüm haber bültenlerinin ve video görüntülerinin denetiminin yapılması.

BİLGİ İŞLEM BİRİMİ
(1) Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemlerinde kurulu olan programların bakım ve güncellemelerini yapmak,
(2) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak,
(3) Veri güvenliğini sağlamak ve uygulamak,
(4) Müdürlükler arası veri alışverişini sağlamak üzere altyapıyı oluşturmak,
(5) Internet ve web sitesi kurarak çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini sağlamak, Basın Biriminden ve diğer müdürlüklerden gelen içeriği web sitesine eklemek.
(6) Kişisel verilerin, diğer kurumlarca anlaşma çerçevesinde paylaşılmasını, kullanılmasını ve verilerin korunmasını sağlamak.
(7) Bilgisayar kullanıcılarından gelen hata ve problemleri takip edip ve çözüme kavuşturmak.
(8) Donanımdan kaynaklanan problemlerin çözülmesini sağlamak.
(9) Belediye verilerinin tutulduğu veritabanı yazılımının bakımı, devamlılığı, hatasız çalışması ve bilgilerin yedeklenmesi işlemlerini yapmak veya ihale yolu ile yaptırmak.
(10) Bilgisayar sistemine ait yedekleme yazılımının sorunsuz olarak çalışması için gerekli tedbirleri almak ve ihtiyaç halinde ilgili firmalardan destek alarak çözümünü sağlamak.
(11) Bilgisayar sisteminde bulunan işletim sistemleri, antivirüs yazılımı, uygulama yazılımları gibi temel programların kesintisiz ve güvenli olarak çalışmasını sağlamak,
(12) Akaryakıt istasyonlarındaki elektronik tankların ve sunucusunun bakımının yaptırılması,
(13) Güvenlik kameralarının haftalık periyodik kontrolünün yapılması,
(14) Personel Devam Kontrol Sisteminin bakımının ve merkezle bağlantılarının sağlanması,
(15) Elektronik Belge Yönetim Sistemi için (EBYS) kullanıcılara destek verilmesi,
(16) Araç Takip Sistemi’nin sağlıklı çalışması için yazılım ve donanım kontrolü Bilgi İşlem Birimi’nin görevleri arasındadır.

HALKLA İLİŞKİLER BİRİMİ

(1) Birimlerin işlerini kolaylaştırmak ve hızlandırmak, belediyemize gelen vatandaşların yanında eşlik ederek ilgili birimlere en hızlı şekilde ulaşmalarını sağlamak,
(2) Vatandaşların birimlere göre olan ziyaret dağılımıyla ilgili veri tabanı oluşturmak,
(3) Belediye ile ilgili konularda vatandaşları bilgilendirme ve yanlış anlamaları düzeltmeyi amaçlamak, bölgelere göre memnuniyet düzeylerini belirlemek ve gelen şikayetleri kayda almak,
(4) Seferihisar halkının belediye hizmetleri konusunda nabzını tutmak,
(5) Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantılarını organize etmek.
(6) Çeşitli sivil toplum örgütleri, muhtarlar vb. ile belediye yönetiminin katılımıyla belirli dönemlerde toplantılar yaparak bir araya gelmeleri için organizasyonlar düzenlemek.
(7) Hemşehrilerimizin olduğu kadar kurum çalışanlarımızın da talep ve ihtiyaçlarının tespit edilmesi ve çözüm süreçlerinde görev almak.
(8) İŞKUR Hizmet Noktası ile işsizlere yönelik hizmetlerin daha etkin ve verimli sunulabilmesine yardımcı olmak.
(9) Ücretsiz kurslar düzenleyerek ilçe halkının katılımını en üst düzeye çıkarmak. Yani iş başvurularını internet üzerinden ilgili yerlere yönlendirmek ve Meslek Edindirme Kurslarına kayıt yaptırmak.
(10) İş arayanların profiline uygun açık iş ilanlarını sorgulamak ve işe yönlendirmek.
(11) İş arayanların iş başvurularını takip edip istihdama yardımcı olmakHalkla İlişkiler Birimi’nin görevleri arasındadır.

MÜDÜRLÜĞÜN YETKİSİ
MADDE 7: Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı belediye kanununa dayanarak Belediye Başkanınca verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

MÜDÜRLÜĞÜN SORUMLULUĞU
MADDE 8: Bu yönetmelik uyarınca verilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU
MADDE 9:

(1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev ve sorumluluk alanına giren konuların Belediye Başkanı’ndan gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir, görev alanına giren bütün konularda personel ile ilgili gerekli görevlendirmeleri yapar.
(2) Müdürlük yönetiminden tam yetkilidir.
(3) Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
(4) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlar.
(5) Müdürlüğün stratejik plan ve performans programını hazırlar.
(6) Müdür; görev ve çalışmalar yönünden Belediye Başkanı’na karşı sorumludur.
(7) Müdürlüğün harcama yetkilisidir.
(8) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasındaki koordinasyonu sağlar.
(9) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin Başkanlık Makamı’nca uygun görülen program doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
(10) Başkanlık makamına görüş bildirir.
(11) Müdürlük için gerekli personel ve diğer ihtiyaçlara ilişkin talepte bulunur.
(12) Kanun, tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde müdürlüğün tüm görevlerinin yerine getirilmesinden, Belediye Başkanına bağlı bulunduğu Başkan Yrd. ve mevzuat ile belirlenmiş makamlara karşı sorumludur.

PERSONELİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU
MADDE 10:

(1) Basın Birimi Sorumlusu: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü’ne karşı sorumludur. Basın ve Tanıtım birimlerinin işleyişinden sorumludur.Her türlü görüntü ve basın bültenlerinin denetimini yapar.Basında çıkan yanlış ve eksik haberlerin tespitini yapar ve tekziplerini iletir.Belediyemiz ile Basın kuruluşları arasındaki iletişimi sağlar.
(2) Şef (Memur): Gerçekleştirme görevlisidir. Müdürlük ilgili tüm ödemeleri yapar.
(3) Fotoğrafçı: Belediyemiz ve Başkanımız ile ilgili tüm organizasyonları takip ederek fotoğraflarını çeker ve arşivini tutar.
(4) Kameraman: Belediyemiz ve Başkanımız ile ilgili tüm organizasyonları takip ederek kamera görüntülerini çeker ve arşivini tutar.
(5) Grafiker: Seferihisar Belediyesi ile ilgili gerekli görülen kitap, dergi, kaset ve CD lerin basımı ve yayımlanmasından sorumludur.
Belediyemiz faaliyetlerinin LED ekran, gazete ilanı, web sitesi, sosyal medya gibi mecralarda duyurulabilmesi için istenilen ölçülerde tasarımın yapılması, tanıtıma yönelik plan ve uygulamalarda bulunarak billboard, afiş, davetiye çalışmalarının ve tanıtım filmlerinin hazırlanmasını sağlar, basılı evrakların teslim alınarak istenilen standartlarda olup olmadığının kontrolü ve ilgili müdürlüğe tesliminden sorumludur.
(6) Çözüm Masası Sorumlusu: Vatandaşların bizzat başvurusu, telefon veya elektronik ortamdan gelen istek ve şikayetlere çözüm getirmeyi amaçlayan ÇÖZÜM MASASI sorumlusu, gelen şikayetleri belediye bilgi yönetim sisteminden ilgili birimin ÇÖZÜM MASASI sorumlusuna iletilmesinden, açılan kaydın ilgili birimce zamanında cevaplanmasının kontrol edilmesinden sorumludur. İlgili birimden gelen cevabın teknik dilden arındırarak vatandaşa sms, telefon veya mail ile bildirilmesi, elde edilen verileri dönemsel olarak sunum şeklinde Başkan, Başkan Yardımcıları ve Müdür ile paylaşmak yine Çözüm Masası görevlisinin sorumluluğundadır.
(7) Halkla İlişkiler Sorumlusu: Basın Yayın Ve Halkla İlişkiler Müdürü’ne karşı sorumludur. Halkla İlişkiler Birimi personelinden sorumludur ve işin akışını takip eder. Halkla İlişkiler Birimi Personelinden sorumludur.

(8) Bimer Görevlisi: Vatandaşlar tarafından gelen yazılı ve sözlü başvuruların gereğini yerine getirir ve kayıtlarını tutar. İstatistiksel raporların alınması ve merkezden denetlenebilmesini sağlar.
(9) Karşılama Görevlisi: Belediyemize gelen vatandaşları karşılar.
(10) Santral Görevlisi: Vatandaşlardan gelen tüm telefonlardan sorumludur. En iyi hizmeti verebilmek için gelen istekleri müdürlüklere bildirir ve telefonları bağlar.
(11) Bilgi İşlem SorumlusuBasın Yayın Ve Halkla İlişkiler Müdürü’ne karşı sorumludur. Belediyemiz Bilgi İşleminde kullanılan teknik cihazlarla ilgili gelişmeleri takip etmek, bilgisayar sisteminin teknolojik olarak gelişmesini sağlamak, bilgisayar sistemindeki cihazların doğru kullanımları ile bakım ve işletilmesini sağlar.Bilgi İşlem Birimi Personelinden sorumludur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
İŞBİRLİĞİ VE KOORDİNASYON

BİRİMLER ARASI İŞBİRLİĞİ
MADDE 11: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’ne bağlı birimler arasındaki işbirliği Müdür tarafından sağlanır.
Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
Müdür gereği için evrakları personele dağıtır.
Lüzum halinde halkın sorunlarını çözmek için diğer müdürlüklerle koordineli çalışma yapar.

DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA KOORDİNASYON
MADDE 12: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün Bakanlık, Valilik, Kaymakamlık ve diğer Kamu Kuruluşları ile yapacağı yazışmalar müdür ve Belediye Başkanı’nın imzası ile yürütülür.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
ÇEŞİTLİ VE SON HÜKÜMLER

MADDE 13:

(1) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaların bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur.
(2) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA

MADDE 14: Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden itibaren önceki, İzmir Seferihisar Belediyesi Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

YÜRÜRLÜK:

MADDE 15: Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Kanunun 18/m bendi gereği Seferihisar Belediye Meclisi’nde kabul edildikten sonra 3011 sayılı Kanunun 2 inci maddesi gereği mahallinde çıkan gazete veya diğer yayın yolları ile ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

YÜRÜTME:

MADDE 16: Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

 

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Personel ve Görev Dağılımı
Şerife Gürbüz
Elektronik Yayıncılık Gör.
Ferhat Karabulut
Bilgisayar Teknikeri
Ahmet Çolak
Teknisyen
Perihan Başlı
Grafiker
Ahmet Arslan
Elekt. Belge Yönetimi
Okşan Akşit
Sosyolog
İlker Kozan
Halkla İlşkiler Sor.
Özcan Aşkın
Çözüm Masası Gör.
Buse Güney
Karşılama Görevlisi
Galip Kuş
Karşılama Görevlisi